專家表示，谷歌套件（G Suite）、Microsoft Office和辦公套件中新的和即將出現(xiàn)的人工智能功能可以提高工作人員的工作效率并帶來業(yè)務(wù)洞察，但它們也可能產(chǎn)生看不見的成本。

撰寫電子郵件時，你會看到與你的書寫風格相符的自動填充建議。將圖像插入演示文稿時，軟件會提出裁剪和布局方面的建議。如果你忘了回復重要郵件，軟件則會在收件箱頂部重新顯示提醒信息。

谷歌的谷歌套件，Microsoft Office和其他生產(chǎn)力套件漸漸增加了機器學習和人工智能功能，從而對重復性任務(wù)進行自動化和個性化，例如回復電子郵件或安排會議。更廣泛地說，由人工智能驅(qū)動的辦公軟件有助于用戶在不同平臺上就項目展開協(xié)作，同時獲取洞察以做出更好的業(yè)務(wù)決策。

普華永道2017年的一項研究稱，人工智能在辦公套件中的應(yīng)用是大趨勢的一小部分，預計在不久的將來可以大幅提高生產(chǎn)率。報告指出：“根據(jù)我們的分析，由于人工智能的發(fā)展越來越快，采用率越來越高，全球GDP在2030年將增長14％，相當于增加了15．7萬億美元�！�

研究表明，隨著更多人工智能增強型產(chǎn)品的出現(xiàn)，隨著人們開始依賴自動化和個性化，消費者對該技術(shù)的需求將會增長。當然，微軟、谷歌等辦公套件制造商正在將人工智能和機器學習功能加進自身的產(chǎn)品中，以便成為這些整體收益的一部分。

Gmail的智能撰寫功能可以自動填充常用短語，包括問候語和地址

但這些額外的功能是否真的有用？Gartner研究副總裁Jeffrey Mann說：“當你第一次開始使用這樣的功能時，人工智能幾乎沒有什么數(shù)據(jù)可用，不足以了解你的偏好。如果只有一小部分數(shù)據(jù)可供分析，建議的效果也并不理想”。隨著時間的推移，數(shù)據(jù)集越來越多，建議也越來越準確，Mann說，“我們已經(jīng)習慣了，沒有這些功能反而覺得不知所措。這就好像我離開車子時，它會自動上鎖。如今，如果碰到租來的車輛不會自動上鎖，我會感到困惑�！�

與此同時，有些行業(yè)觀察家想知道，人工智能驅(qū)動的功能是否會帶來意料之外的成本，就像之前的技術(shù)一樣，為了獲得便利而犧牲隱私和安全性。例如，將個人數(shù)據(jù)保存在云端確實方便，但你的電子郵件、照片和財務(wù)身份就會暴露給能找出你的用戶名和密碼的人。分析師和技術(shù)高管表示，因為我們還未能深入挖掘人工智能在日常商業(yè)軟件中力所能及的事情，所以人工智能的便利性必須與數(shù)據(jù)安全性相結(jié)合。

人工智能自適應(yīng)辦公環(huán)境

你可能已經(jīng)在使用一些人工智能驅(qū)動的功能，例如，Gmail的智能回復功能，只要點一下鼠標就可以創(chuàng)建即時回復，或者其智能撰寫功能，它可以在你輸入內(nèi)容時用你的想法來自行編寫句子。這兩個功能都基于你之前發(fā)送的消息和回復。谷歌發(fā)言人稱，Gmail的“nudge”功能可以提醒用戶回復電子郵件或跟蹤已發(fā)送但尚未收到回復的電子郵件，企業(yè)用戶每月使用該功能達160萬次之多。

Gartner的Mann說：“谷歌的谷歌套件增加了幾個小小的改動，我們稱之為‘日常人工智能’。這些增強功能可以幫你根據(jù)參與者的位置和人數(shù)找到會議室”。當你使用Google Docs時，人工智能驅(qū)動的文檔快速訪問功能會顯示一個面板，其中包含可能與你相關(guān)的文檔，根據(jù)你的文檔內(nèi)容和你在Google Drive中使用的文件進行操作。

谷歌套件的Cloud Search可以讓同事搜索組織的文件并利用機器學習使搜索變得更簡單。例如，你可以輸入“Dave上個月發(fā)送的文檔”或“Thompson上周發(fā)布的文件”。去年秋季，谷歌增加了使用智能搜索來搜索第三方文檔的功能。這似乎是一個漸進的升級，但分析師表示，在不久的將來，人工智能的使命就是幫企業(yè)用戶使用多個平臺。

Mann說：“這些變化都不算大，但加在一起卻可以帶來真正的變化�！�

Microsoft的Office 365可以向你顯示，你花在不同任務(wù)上的時間，并幫你發(fā)現(xiàn)工作習慣的模式

對Office 365用戶來說，微軟使用Designer功能將人工智能合并到PowerPoint中，該功能可根據(jù)你所添加的照片、圖表或表格在演示文稿中自動創(chuàng)建布局選項。微軟也正在為OneDrive for Business和SharePoint推出人工智能驅(qū)動的音頻和視頻轉(zhuǎn)錄功能，以及在其數(shù)字助理小娜（Cortana）、Teams與其他Office應(yīng)用程序之間實施更大程度的集成。

Office 365還在其他領(lǐng)域獲得了人工智能增強，這其中包括個性化搜索和數(shù)據(jù)分析。Mann說：“根據(jù)你過去所做的事情，MS Graph （微軟的API）和人工智能改善了搜索，能根據(jù)你感興趣的內(nèi)容提供更好的結(jié)果。Excel具有在數(shù)據(jù)中查找意想不到的模式的功能。MyAnalytics能根據(jù)你的在線工作習慣發(fā)現(xiàn)意想不到的工作模式�！�

基于云的辦公套件Zoho One包含一個名為Zia的人工智能助手，這是一個聊天機器人，它可用來分析CRM數(shù)據(jù)庫的銷售數(shù)據(jù)并預測哪些交易可能成功——或者可能發(fā)現(xiàn)問題，這些問題可能會影響未來收入。該助手（Zoho在所有Zoho One應(yīng)用程序中要擴展的功能）也可以跟蹤電子郵件并提醒用戶跟進客戶。