從紙質(zhì)文件過渡到數(shù)字化流程，不僅可以在新冠病毒COVID－19大流行這樣的危機(jī)中幫助當(dāng)各地政府，如減少資源和人力成本，而且將來還會使服務(wù)變得更容易獲得。

長期以來，私營部門已經(jīng)認(rèn)識到數(shù)字計劃對于生存至關(guān)重要。在所有企業(yè)中，有89％已經(jīng)采用了數(shù)字優(yōu)先業(yè)務(wù)戰(zhàn)略或計劃這樣做，而沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)中有55％的企業(yè)認(rèn)為，距離失去市場份額還不到一年。

這些努力得到了回報：Adobe的一項研究發(fā)現(xiàn)，優(yōu)先考慮數(shù)字計劃的企業(yè)比其同行實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的可能性要高64％。

業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃對公共部門和私營部門同樣重要。今天，新冠病毒這是一場大流行；明天可能是颶風(fēng)或大火。這些連續(xù)性計劃的核心是數(shù)字策略。但是，不幸的是，許多政務(wù)服務(wù)在數(shù)字化方面都落后于私營部門。

我與政府合作已有25年以上的時間來制定這些數(shù)字化策略，而且我已經(jīng)看到那些已經(jīng)采取了重要的數(shù)字化舉措的政府發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的危機(jī)比沒有采取的行動更容易解決。例如，已經(jīng)數(shù)字化的地區(qū)的房主希望利用低再融資率，可以在家中將契約移至其財產(chǎn)。

但這不僅是方便或改善公用事業(yè)的問題，也不只是使危機(jī)更易于管理的問題。這些努力落后的政府現(xiàn)在應(yīng)該考慮如何繼續(xù)為居民提供必要的遠(yuǎn)程服務(wù)或減少人員數(shù)量以應(yīng)對未來的危機(jī)。

這意味著要使用一種系統(tǒng)為市民提供低成本的文件數(shù)字訪問權(quán)限，從而取代去政府部門尋找紙質(zhì)文件的勞苦奔波。這些舉措可以保護(hù)重要記錄并提高政府工作人員的效率。它們帶來了收入，因為政府可以收取訪問這些記錄的費(fèi)用，而無需人工查找記錄的勞動力成本。

地方政府擁有數(shù)十年甚至數(shù)百年的紙質(zhì)記錄，從土地記錄和法院記錄到出生證和地圖，應(yīng)有盡有。這些物理文件難以搜索并且存儲昂貴。跟蹤物理文件通常可能需要幾天的時間。

將實物文件數(shù)字化并建立記錄管理系統(tǒng)后，信息收集變得更加簡單。法官、律師和執(zhí)法人員可以登錄系統(tǒng)，進(jìn)行搜索并下載所需記錄的數(shù)字化副本。市民可以在幾秒鐘內(nèi)在線或通過電話找到所需的文件，并且可以提醒他們有關(guān)其記錄的潛在欺詐活動。

一旦將文件掃描為數(shù)字格式（通常從當(dāng)前文件開始并向后移動），則可以在使用記錄管理，法院或陪審團(tuán)系統(tǒng)時對其進(jìn)行搜索，管理和即時檢索。最終結(jié)果是為政府工作人員和公眾提供了一個更快、更有效且對移動設(shè)備友好的過程。

云托管的存儲解決方案通常是最佳選擇。它們靈活，適合移動設(shè)備，價格便宜且易于擴(kuò)展；通常，可以通過購買新物理服務(wù)器并在現(xiàn)場部署它們的成本的一小部分來增加計算和存儲容量。

數(shù)字化的地方政府部門還將提供寶貴的歷史服務(wù)，這將使他們的后代在很長的將來受益。例如，從1620年開始，馬薩諸塞州普利茅斯已經(jīng)索引了超過100萬份文件和土地記錄，其中包括在五月花上起草的文件。他們還抄寫了普利茅斯注冊局的原始手寫文件，全部用17世紀(jì)的草書書寫。為子孫后代保存這些文件對于保存美國的歷史遺產(chǎn)至關(guān)重要。

最好通過從現(xiàn)在開始掃描每個傳入的文檔來開始數(shù)字化過程，然后根據(jù)可用資金及時向后工作，以10到20年的增量掃描文件。

在當(dāng)今的數(shù)字世界中，我們很幸運(yùn)能夠擁有技術(shù)來保護(hù)我們國家的記錄，并使需要記錄的人快速訪問它們。未來政府將通過簡單、精簡和用戶友好的工具為選民服務(wù)，從而消除公眾對繁文縟節(jié)的污名化，并使雙方的體驗更加輕松愉快。